Krajowy System e-Faktur to system służący do wystawiania, przesyłania,
odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek wystawiania
faktur w KSeF nastąpi od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość
sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł
i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur
ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu
KSeF będzie obowiązkowe już od pierwszego dnia jego funkcjonowania,
czyli od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie
faktura jest przekazana w sposób uzgodniony);
Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie jeszcze wystawianie faktury
poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma
sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
Jak korzystać z KSeF
Dostęp do KSeF będzie możliwy:
za pośrednictwem programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane
z KSeF (integracja przez API),
za pomocą bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych
na stronie ksef.podatki.gov.pl tj.
o dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej
korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami
i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie
UPO);
o Aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie
wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona,
podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury)
Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie
Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może
wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio
do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
Korzyści z KSeF dla przedsiębiorców
Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania, ich księgowania
i przechowywania. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu. To także
usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafią do odbiorcy niemal w czasie
rzeczywistym. Łatwiejsze stanie się również przygotowanie dokumentów –
integracja z KSeF umożliwia import danych z faktur klientów i dostawców prosto
do systemu księgowego firmy / księgowej.
Kolejną zaletą e-Faktur jest szybszy zwrot VAT – w 40 dni zamiast 60.
Dodatkowo przedsiębiorca nie będzie musiał już przechowywać i archiwizować
faktur – obowiązek ten będzie spoczywać na Krajowej Administracji Skarbowej.
Podatnicy korzystający z KSeF będą mieć stały dostęp do dokumentacji przez
10 lat.
1 listopada Ministerstwo Finansów udostępniło Moduł Certyfikatów i Uprawnień
(MCU). Moduł umożliwia zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie
wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby
korzystania z systemu. Certyfikaty i uprawnienia, o które użytkownik wystąpi
w MCU będą miały moc prawną i będą służyć do korzystania z KSeF 2.0
od 1 lutego 2026 r.
Wcześniejszy dostęp do MCU ma za zadanie pomóc przedsiębiorcom dobrze
zaplanować proces nadawania i zarządzania uprawnieniami w KSeF 2.0. Dzięki
temu firmy będą miały więcej czasu żeby dostosować swoje procedury i systemy
IT, upewnić się, że wszystko działa zgodnie z przepisami, a także zwiększyć
bezpieczeństwo i kontrolę nad dostępem do danych i dokumentów.
Od 8 grudnia 2025 r. można także wygenerować tokeny niezbędne
do uwierzytelniania w systemie KSeF 2.0. Dzięki tokenom można szybko
i w prosty sposób logować się do KSeF. Zamiast każdorazowego
uwierzytelniania się w systemie np. podpisem kwalifikowanym, będzie można
wygenerować token i wykorzystywać go do uwierzytelniania się w aplikacjach
komercyjnych zintegrowanych z KSeF.
Testy otwarte Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 to oferowane przez resort finansów bezpłatne
oprogramowanie do wystawiania i otrzymywania faktur zgodnych z systemem
KSeF 2.0. Może ono stanowić alternatywę dla dowolnego, dostępnego na rynku
programu do fakturowania zintegrowanego z API KSeF 2.0.
Od 3 listopada można już sprawdzić możliwości systemu w środowisku testowym
i przekonać się o jego funkcjonalnościach. W ramach testów otwartych
użytkownik może posługiwać się dowolnymi, fikcyjnymi danymi, a żadna z
czynności nie niesie za sobą skutków prawnych. Dane w testowej wersji Aplikacji
Podatnika będą okresowo usuwane.
15 listopada ruszyło również środowisko przedprodukcyjne (Demo) Aplikacji
Podatnika KSeF 2.0. Daje ono dodatkowe możliwości użytkownikom. Jeśli chcą
oni przetestować KSeF 2.0 korzystając jedynie z fikcyjnych danych na fakturach
oraz fikcyjnych danych uwierzytelniających – mogą korzystać ze środowiska
testowego udostępnionego 3 listopada 2025 r. Natomiast chcąc przetestować
KSeF 2.0 korzystając z fikcyjnych danych na fakturach, ale już prawdziwych
danych uwierzytelniających – należy wybrać wersję Demo uruchomioną
15 listopada. Do środowiska przedprodukcyjnego, (w odróżnieniu do środowiska
testowego) zalogować się można za pomocą prawdziwych danych
uwierzytelniających (np. NIP) zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach
firm.
Napisz komentarz
Komentarze