KSeF – sprawdź, czy musisz złożyć zawiadomienie ZAW-FA

Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest on niezbędny dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnić się w systemie elektronicznie (np. spółki bez pieczęci kwalifikowanej). 

Kto powinien złożyć formularz 

Przede wszystkim podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie posiadają pieczęci elektronicznej. Formularz ZAW-FA powinny złożyć również te podmioty, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, ale nie zawiera ona numeru NIP. 

Dlaczego to jest ważne 

Złożenie ZAW-FA pozwala na: 

 Wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora. 

 Uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień. 

Jak złożyć zawiadomienie 

Formularz należy złożyć: 

 w formie elektronicznej za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego albo poprzez e-Doręczenia, lub 

 w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego. 

Składanie formularza ZAW-FA przez e-Urząd Skarbowy 

1. Wypełnienie formularza  Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze. 

 Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne. 

2. Podpisanie formularza 

 Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu). 

3. Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy 

 Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy. 

 Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik. 

 Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy. 

Uwaga: od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone. Ma to związek ze zmianą w przepisach dotyczących składania pism w formie elektronicznej. Nie czekaj na ostatnią chwilę – złóż zawiadomienie ZAW-FA wcześniej. 

Więcej informacji znajdziesz na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).